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Dynamiser son mail demande de rendez-vous pour un entretien

Publié le 9 mars 2024

Marine

Vous avez identifié des candidats qui pourraient être pertinents pour le poste que vous avez à pourvoir ? Bravo ! Vous avez donc publié votre offre d’emploi ou trié des CV. Il est désormais temps de rencontrer vos candidats afin de valider leurs compétences, savoir-être et savoir-faire.

Votre demande d’entretien par mail sera le premier contact que vous aurez avec vos candidats cibles. Il est donc capital de travailler cette étape afin de booster l’expérience candidat et soigner votre marque employeur.

Découvrez dans cet article de blog tous nos conseils ainsi qu’un exemple de mail pour rédiger une demande d’entretien par mail.

Soigner et structurer le contenu du mail

Ce mail est une opportunité de commencer une nouvelle relation avec votre candidat de manière bienveillante et professionnelle. Il est important d’avoir un contenu clair et utile pour bien se préparer à un entretien. Ce contenu doit donner au candidat toutes les informations nécessaires pour qu’il se sente à l’aise le jour J.

Soyez percutant dès l'objet du mail

Le but de votre email est de solliciter un rendez-vous avec votre candidat. Vos candidats reçoivent beaucoup de mails chaque jour. Pour vous démarquer, utilisez un objet de mail simple et direct.
Exemple : « Invitation à un entretien pour le poste de [Intitulé du Poste] chez [Nom de l’Entreprise] »

Entamez le contact avec votre candidat

Commencez déjà par vous présenter brièvement en expliquant votre rôle dans le processus de recrutement afin que le candidat puisse correctement vous identifier. Evidemment la formule de politesse reste indispensable. Soyez aussi au clair sur la façon dont vous allez vous adresser au candidat :

Quel ton utiliser ?
Vouvoiement ou tutoiement ?

Partagez les modalités de l'entretien

Votre candidat doit avoir un maximum d’information utiles à propos de l’entretien :

Le but de l’entretien : est-il destiné à évaluer les compétences du candidat, à valider le fit culturel avec l’équipe, etc… ?
Vos créneaux de disponibilité dans votre emploi du temps
La durée de l’entretien
Le lieu de l’entretien. Sera-t-il mené à distance ou en présentiel ? Précisez-le. Indiquez l’adresse, les codes d’accès, le parking ou la station de transport en commun la plus proche pour l’entretien en présentiel.
Les personnes présentes lors de l’entretien et leur poste.

Incluez un appel à l’action

Un appel à l’action clair guide le candidat sur ce que vous attendez de lui ensuite.

Qu’attendez-vous de votre candidat à l’issue de la lecture de ce mail ? Qu’il accepte de vous rencontrez, oui, mais encore ? Comment souhaitez-vous qu’il matérialise cela ?

Rien de plus simple, demandez-lui ce que vous attendez : réserver un horaire, connaître ses disponibilités, ou choisir parmi les horaires proposés.

Exemple : « Pourriez-vous nous confirmer votre disponibilité pour l’un des créneaux proposés ou, si aucun ne vous convient, nous proposer deux ou trois moments où vous seriez disponible la semaine prochaine ? Votre réactivité facilitera l’organisation de notre rencontre et nous aidera à avancer dans le processus plus efficacement. »

Concluez votre email

La conclusion de votre e-mail devrait réaffirmer votre intérêt pour le candidat et ouvrir la porte à la communication future. N’oubliez pas de terminer votre email en ajoutant que vous restez à disposition pour répondre à leurs questions. Si besoin, indiquez comment vous préférez être contacté en nous fournissant vos coordonnées. Cela peut être un numéro de téléphone, une adresse email, un profil LinkedIn ou un lien de chat..
Exemple : « Nous sommes vraiment impatients de discuter davantage avec vous et d’explorer comment vos compétences et vos expériences pourraient s’intégrer dans notre équipe. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions avant notre rencontre. »

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Personnaliser votre demande d’entretien par mail

Les candidats sont avant tout humains et aiment se sentir uniques. Personnaliser vos mails permet de leur faire savoir qu’ils sont précieux à vos yeux.

Indiquez ce que vous aimez chez le candidat

Mettre en avant ce qui a capté votre attention chez votre candidat montre que vous avez pris le temps de considérer sérieusement sa candidature. Que ce soit une compétence unique, une expérience pertiente, ou un projet particulier mentionné dans son CV, souligner cet élément crée un lien instantané avec le candidat.
Exemple : « Votre expérience en gestion de projet chez X et votre rôle dans le lancement réussi du produit Y nous ont particulièrement impressionnés. Votre capacité à naviguer dans des environnements complexes est exactement ce que nous recherchons”

Utilisez les balises de personnalisation

Des balises automatiques de personnalisation, vous permettent d’ajouter automatiquement des infos personnalisées dans le corps du mail.

Voici quelques exemples de balises :

Le prénom et nom du candidat
Le nom de votre entreprise
le nom du poste
Le prénom et nom du manager qui recrute

Cela vous permettra de gagner du temps tout en personnalisant votre email.

Simplifier la prise de rendez-vous

Permettez aux candidats de planifier des rendez-vous directement dans votre calendrier. Cela évitera les échanges inutiles et simplifiera la recherche d’un créneau commun.
Offrir une méthode simple et directe pour fixer le rendez-vous diminue les échanges de mails et montre votre respect pour l’emploi du temps du candidat. Utilisez des outils de planification en ligne pour augmenter vos chances d’obtenir un horaire qui vous conviennent ainsi qu’au candidat.

Exemple de demande d'entretien par mail

Objet : Invitation à un entretien pour le poste de [Intitulé du Poste] – [Nom de l’Entreprise]

Cher/Chère [Prénom du Candidat],

Je suis [Votre Nom], [Votre Poste] chez [Nom de l’Entreprise]. Je me permets de vous contacter suite à votre candidature pour le poste de [Intitulé du Poste]. Nous sommes intéressés par votre profil et vos expériences.

Nous avons été particulièrement impressionnés par [mentionner l’élément spécifique].

Nous aimerions en savoir plus sur vous et discuter plus en détail de la possibilité de vous intégrer à l’équipe et vous convier à un entretien.

Détails de l’entretien :
Objectif : L’entretien vise à évaluer vos compétences et à discuter de vos motivations ainsi que de nos attentes mutuelles
Date et Heure : Nous proposons [Date] à [Heure]. Si ce créneau ne vous convient pas, n’hésitez pas à nous proposer un autre moment.
Durée : environ X minutes.
Format : L’entretien se déroulera (à distance via (Plateforme)/en présentiel à (Adresse, précisions si nécessaire)).
Participants : Vous rencontrerez [Noms et Postes des personnes présentes].

Pour confirmer votre participation à l’entretien ou proposer un autre créneau, veuillez [Répondre directement à cet e-mail/Utiliser le lien suivant pour accéder à mon calendrier : [Lien]].

Nous sommes impatients d’avoir l’opportunité de discuter avec vous. Si vous avez des questions ou besoin de précisions supplémentaires avant notre rencontre, n’hésitez pas à me contacter.

Dans l’attente de votre réponse, nous vous remercions pour votre intérêt pour le poste de [Intitulé du Poste] chez [Nom de l’Entreprise].

Au plaisir de vous rencontrer bientôt.

Cordialement,

[Votre Nom]
[Votre Poste]
[Nom de l’Entreprise]
[Coordonnées de Contact]

Conclusion

Inviter un candidat à l’entretien, c’est un peu comme lui ouvrir la porte de votre entreprise. Un mail bien pensé montre que vous vous souciez vraiment de qui vous invitez à rejoindre votre équipe. C’est l’occasion de briller et de montrer ce qui rend votre entreprise si spéciale. En personnalisant vos e-mails et en suivant le modèle donné, vous attirerez les talents qui feront la différence.