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Le rapport d'étonnement : un levier d'amélioration continu pour l'onboarding

Publié le 30 octobre 2023

Marine

L’intégration d’un nouvel employé est un moment crucial, tant pour le collaborateur que pour l’entreprise. Si de nombreuses méthodes existent pour faciliter cette transition, le rapport d’étonnement se distingue par sa simplicité et son efficacité. Voyons ensemble comment cet outil peut transformer votre processus d’onboarding.

Qu'est-ce que le Rapport d'Étonnement?

Le rapport d’étonnement est bien plus qu’un simple document. Il s’agit d’une invitation faite au nouvel employé à partager ses premières impressions, ses observations, mais aussi ses suggestions. Rédigé après les premières semaines ou mois de présence dans l’entreprise, il offre un regard neuf et objectif sur les pratiques, la culture et les processus en place.

Pourquoi intégrer le rapport d'étonnement dans votre d'onboarding ?

Une vision externe : les équipes en place depuis longtemps peuvent développer des « œillères », les empêchant de voir certains défauts ou zones d’amélioration. Le regard frais d’un nouvel arrivant peut révéler des aspects auxquels vous n’aviez pas pensé.

Une source d’amélioration : chaque rapport est une opportunité d’améliorer vos méthodes d’intégration. Il peut mettre en lumière des points d’achoppement ou des besoins non satisfaits, vous permettant d’ajuster vos pratiques en conséquence.

Comment mettre en place le rapport d'étonnement ?

Proposer une structure

Bien que le rapport d’étonnement soit basé sur les impressions personnelles, il peut être utile de fournir une trame pour guider le nouvel employé. Cela peut inclure des sections sur la culture d’entreprise, la formation reçue, les outils à disposition, etc.

Assurer un retour

L’efficacité de cet outil repose en grande partie sur la réaction de l’entreprise. Il est donc essentiel de prendre le temps d’étudier chaque rapport, de discuter avec l’employé et, si nécessaire, de mettre en place des actions correctives.

Des limites à considérer

Comme tout outil, le rapport d’étonnement a ses limites. Il est essentiel de garantir l’anonymat et la confidentialité pour encourager l’honnêteté. De plus, il est crucial d’éviter que cet exercice ne devienne une simple formalité, sans suivi ni impact réel.

À quoi ça ressemble ?

À vous de personnaliser et adapter au mieux les questions selon vos besoins, la culture de l’entreprise, et le type de poste du nouvel employé. Voici quelques exemples de questions/réponses

Rapport d’étonnement : Entreprise de logiciels

Premières impressions :

L’environnement de travail est moderne et stimulant, avec des espaces de détente et de collaboration. L’ambiance est conviviale.

Points forts :

Formation approfondie sur les produits et les méthodes de travail.
Flexibilité des horaires et possibilité de télétravail.
Équipes dynamiques et passionnées.

Points à améliorer :

Manque d’informations sur les avantages sociaux et les opportunités de carrière.
Processus d’intégration à finaliser, notamment pour les rencontres avec d’autres services.
Quelques bugs mineurs dans les outils internes.

Suggestions :

Organiser des sessions d’information sur les avantages sociaux.
Renforcer les interactions entre les nouveaux et les anciens employés pour faciliter l’intégration.

Rapport d’étonnement : Hôpital

Premières impressions : Une équipe dévouée et professionnelle, avec une véritable passion pour le soin des patients.

Points forts :

Formation continue et opportunités d’apprentissage.
Équipements médicaux à la pointe de la technologie.
Collaboration interdisciplinaire efficace.

Points à améliorer :

Charge de travail élevée et horaires parfois contraignants.
Manque de communication entre certains services.
Espaces de repos limités pour le personnel.

Suggestions :

Mettre en place des séances de feedback régulières entre les services.
Améliorer les espaces de détente pour le personnel.

Rapport d’étonnement : Agence de publicité

Premières impressions :

Créativité débordante et ambiance dynamique. Chaque projet est une nouvelle aventure.

Points forts :

Liberté de proposer de nouvelles idées et d’expérimenter.
Équipes multiculturelles et diversifiées.
Clients prestigieux et projets variés.

Points à améliorer :

Deadlines parfois irréalistes.
Manque de clarté dans la définition des rôles et responsabilités.
Besoin d’une meilleure coordination entre les équipes créatives et commerciales.

Suggestions :

Organiser des réunions hebdomadaires entre les équipes pour aligner les visions.
Proposer des formations en gestion du temps et en communication.

L'Impact direct sur l'onboarding

Révélateur de lacunes

Même avec une préparation minutieuse, certains aspects de l’onboarding peuvent échapper aux RH. Le rapport d’étonnement met en lumière ces zones grises.

Étude de cas fictive : chez ABC Ltd, un groupe de nouveaux employés a mentionné dans leurs rapports d’étonnement l’absence d’une formation adéquate sur un outil spécifique. L’entreprise a rapidement organisé des sessions de formation, améliorant ainsi l’efficacité de l’équipe.

Catalyseur d’améliorations

Au-delà des lacunes, le rapport est une source d’idées neuves. Les nouveaux arrivants, forts de leurs expériences précédentes, peuvent proposer des innovations.

Mise en Œuvre efficace

Un guide, pas une contrainte

Fournissez une trame, mais laissez de la liberté. L’objectif est d’avoir un retour sincère, pas de cocher des cases. Créer un espace de confiance. La peur des répercussions peut fausser les retours. Assurez la confidentialité et encouragez l’honnêteté.

Des retours concrets

Étude de cas fictive : Suite aux rapports d’étonnement, DEF Tech a revu son programme d’intégration, introduisant des sessions de mentorat et des ateliers inter-départements. Les résultats? Une réduction de 40% du turnover lors de la première année d’embauche.

En conclusion ?

Le rapport d’étonnement est un outil précieux, qui, bien utilisé, peut transformer l’expérience des nouveaux employés et améliorer continuellement votre processus d’onboarding. En donnant la parole à ceux qui vous rejoignent, vous faites un pas de plus vers une culture d’entreprise inclusive et à l’écoute.